Archivierung

Durch meine Arbeit bei vielen kleineren Firmen und Privatleuten bin ich immer wieder auf das Problem der Datenorganisation gestoßen.

"Wie lege ich meine Daten am sinnvollsten ab?"

Ein Patentrezept gibt es nicht, aber die reine Ablage im Dateisystem ist für viele Szenarien nicht mehr zeitgemäß.
Auch durch die immer strenger geworden Anforderungen an die Dokumentenablage und Archivierung müssen neue Wege gefunden werden.

Meine Lösung ist der Einsatz eines Dokumenten-Management-System (DMS) wie ecoDMS. Durch die einfache Installation auf einem NAS-System von Synology oder QNAP können wir in kürzester Zeit Ihre Anforderungen kostengünstig umsetzen.

Das ecoDMS Archiv ist ein modernes, plattformunabhängiges und revisionskonformes Client-Server-System. Es dient der datenbankgestützten Archivierung elektronischer Dokumente. Papiergebundene und digitale Unterlagen können mit ecoDMS in einem zentralen Dokumentenarchiv eingescannt, archiviert, verwaltet und wiedergefunden werden. Mit wenigen Mausklicks werden die Dokumente revisionskonform archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne das Zutun des Nutzers kategorisiert. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien mit der passenden Klassifizierung für die zuständigen Anwender ab. Via Desktop-Client, Smartphone, Tablet und Weboberfläche kann in Sekundenschnelle auf das Archiv zugegriffen werden. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

Alle Daten liegen sicher beim Kunden in Containern und einer Datenbank und nicht auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder "einfach manipulierbar" auf dem Dateisystem. ecoDMS bietet volle Funktionalität für wenig Geld. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit dem ecoDMS Archiv preiswert und komfortabel realisiert werden.

 

Kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten & Vorteile mit ecoDMS:

  • Revisionskonforme Archivierung beliebiger Dokumente und Dateien
    • z.B. PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine uvm.
  • Plattformunabhängiges Client-Server-System
  • Automatische Volltextindizierung (OCR Tesseract)
  • Intelligente Suchfunktionen
    • z.B. Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen uvm.
  • Automatische Klassifizierung und Archivierung via Vorlagen Designer
  • Digitale Posteingangsbearbeitung (Scannen & Archivieren)
  • Bequeme Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel
  • Einfache E-Mailarchivierung aus Thunderbird & Outlook per Mausklick
  • Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
  • Benutzer- und Gruppenverwaltung inkl. LDAP / Active Directory
  • Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“
  • Versionsverwaltung
  • Revisionskonforme Historie
  • Komfortable Funktion für Backup & Restore
  • Modernes Container-Speichersystem
  • Zeitlich unbeschränkte Lizenz
  • Keine Dokumentenbegrenzung
  • Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen
  • Im Netzwerk, lokal, im Web und mobil einsetzbar
  • Software für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Raspberry Pi, Docker (inkl. QNAP & Synology NAS), Android, iOS
  • Software, Support und Entwicklungen direkt vom Hersteller
Es gelten die Systemvoraussetzungen und das Lizenzmodell der ecoDMS GmbH. Die Software kann kostenlos unter www.ecodms.de herunterladen und 30 Tage lang getestet werden. Für Privatleute ist das Archiv nach der Demophase als abgespeckte Free4Three-Version weiterhin kostenlos nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.

 

Im Juli 2017 veröffentlichte die ecoDMS GmbH eine Softwarelösung für die gesetzeskonforme E-Mailarchivierung ecoMAILZ und ermöglicht so die nahtlose Integration Ihrer E-Mails in das ecoDMS Archiv.